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Escritório de Contabilidade em Niterói: não erre ao contratar


Uma das primeiras decisões, que o empreendedor deve tomar ao iniciar um negócio na cidade, é qual Escritório de Contabilidade em Niterói contratar.

Essa tarefa que pode parecer trivial para empresários mais experientes, é de extrema importância para empreendedores de primeira viagem.

Como trata-se de uma relação de longo prazo, erros na hora da contratação podem demorar para serem corrigidos.

Sem contar com uma bagagem um pouco maior, fica difícil para o empreendedor, saber quais pontos devem ser analisados.

A opção mais comum é simplesmente seguir a indicação de um amigo ou familiar.

Essa opção é válida, porém não deve parar por aí.

Cada empresa demanda um conhecimento específico do empresário e do contador.

Um Escritório de Contabilidade pode atender muito bem a necessidade de uma empresa. Porém, isso não quer dizer que é o melhor encaixe para a sua empresa.

Dificilmente um empreendedor começa um negócio pensando em contabilidade.

Porém, a escolha do Escritório de Contabilidade irá impactar diretamente as questões tributárias e relacionamento com órgãos do governo.

Ou seja.

Contratar um Escritório de Contabilidade em Niterói, não é uma decisão trivial. Deve ser considerada com muito cuidado.

10 pontos para analisar ao escolher um Escritório de Contabilidade em Niterói

Para auxiliar nessa questão, iremos abordar no artigo os seguintes pontos:

  1. Indicações

  2. Estrutura

  3. Uso de tecnologia

  4. Especialidade

  5. Preço

  6. Localização

  7. Regularidade

  8. Relatórios

  9. Atendimento

  10. Serviços complementares

1. Indicações

Como já dito, uma das primeiras medidas do empresário ao buscar um Contador em Niterói é pedir indicações para amigos e familiares.

Essa não é uma má ideia.

Porém, deve ser apenas o começo da análise.

Ao receber a indicação, questione como é o relacionamento com o escritório.

O quão acessível é. Qual o perfil do contador e da empresa atendida.

Lembre-se que não existe apenas um Escritório de Contabilidade em Niterói.

Você tem muitas opções para contratar.

2. Estrutura

O segundo passo é avaliar a estrutura do Escritório de Contabilidade em Niterói

Não avalie a estrutura de forma isolada.

Mas considere as suas necessidades.

Se a documentação da sua empresa será enviada de forma digital, será de pouca utilidade o escritório contar com um motoboy.

Isso, porém, pode significar um custo superior repassado aos serviços

.

Uma sala de reunião bem equipada pode ser um item importante.

Mas apensa quando necessário tratar pessoalmente com o contador, de maneira periódica, sobre informações sensíveis.

Primeiro avalie o que você precisa. Só depois confronte com a estrutura oferecida.

3. Uso de tecnologia

O uso de tecnologia é atualmente um ponto sensível nos escritórios de contabilidade.

É imprescindível utilizar a tecnologia para melhorar e automatizar processos.

Só assim é possível oferecer serviços de qualidade com preços mais competitivos.

Porém, essa tecnologia acaba por vezes sendo imposta ao cliente.

Alguns escritórios forçam, inclusive, a utilização de chats para atendimento.

Não permitem reuniões presenciais, e dificultam o contato por meios tradicionais. Como telefone ou e-mail direto.

Antes de contratar um escritório de contabilidade, verifique com cuidado a tecnologia empregada pelo escritório. E se essa tecnologia está alinhada com a necessidade e estágio atual da sua empresa.

4. Especialidade

A especialidade do escritório deve estar alinhada com:

  • A atividade da sua empresa;

  • O regime tributário;

  • O planejamento estratégico.

A atividade da sua empresa

Antes de tudo, você deve escolher um escritório que atenda bem sua atividade.

Em segmentos mais complexos, isso pode significar ter grande experiência no ramo.

Em atividades mais simples, ter experiência com atuações semelhantes, já é o suficiente.

O regime tributário

É crucial que o contador atenda o regime tributário que é de fato o melhor para o seu negócio.

É comum vermos casos em que o Simples Nacional é empurrado para as empresas, como sendo a melhor opção.

Nem sempre isso é verdade.

Uma opção tributária incorreta pode ser fatal para a sobrevivência da empresa.

Verifique como outras empresas do mesmo ramo são tributadas.

Caso a opção apresentada seja diferente, questione.

O planejamento estratégico

Considere planejamento de curto e médio prazo do seu negócio.

A troca constante de contador, não será positiva para sua empresa.

Considerar as necessidades dos próximos anos, e já contratar um contador que possa atendê-las, provavelmente irá custar mais no curto prazo.

Porém, você irá ganhar em agilidade e segurança. Em alguns casos, também economizará dinheiro no longo prazo.

É um custo x benefício que deve ser considerado na escolha.

5. Preço

Geralmente é um dos fatores pesado como mais relevante.

No mercado de contabilidade as diferenças de preço são bastante expressivas.

O uso de tecnologia, somado a maior abrangência do Simples Nacional, permitiram a entrada de vários escritórios de baixo custo no mercado.

Neste quesito, a relação a ser considerada, é a complexidade do seu negócio, e suas demandas de atendimento.

Uma empresa enquadrada no Simples Nacional, emitindo poucas notas por mês, pode realmente utilizar uma contabilidade de baixo custo.

Uma empresa no Lucro Real, com operações mais complexas, demanda profissionais mais qualificados, e um atendimento diferenciado.

6. Localização

A localização do Escritório de Contabilidade em Niterói pode ser extremamente importante. Mas em outros casos, é irrelevante.

Aqui entra novamente o uso da tecnologia, e também perfil da sua empresa.

Uma empresa bem adaptada a uso de documentação digital, sistemas financeiros e aplicativos de vídeo conferência, possuem maior facilidade de utilizar serviços prestados à distancia.

Empresas mais tradicionais, com donos que gostam do olho no olho, e equipes que não estão acostumadas a uso de tecnologia, demandam maior proximidade.

7. Regularidade

Essa não deveria nem ser uma questão a ser considerada.

Porém, no cenário atual, é importante.

Existem aplicativos na nuvem, com nome de Contabilidade, que não possuem de fato um contador responsável pela sua empresa.

Certifique-se que de realmente existe um contador responsável pela parte técnica, e que a escrituração contábil da sua empresa está regular.

A consulta cadastral pode ser verificar através do site do CFC (Conselho Federal de Contabilidade).

É possível consultar tanto a empresa, quanto o profissional.

O contador ou Escritório de Contabilidade em Niterói, deve ser registrado no CRC-RJ (Conselho Regional de Contabilidade do Estado do Rio de Janeiro).

Caso não entenda bem do assunto, fuja de opções que escrituram apenas o Livro Caixa para as empresas do Simples Nacional.

A utilização do Livro Caixa, demandará um controle cuidadoso da distribuição de lucros.

Caso esse controle não seja realizado, você correrá risco de receber uma grande conta de imposto de renda para pagar.

8. Relatórios

Pergunte quais informações são disponibilizadas periodicamente pelo escritório de contabilidade.

Verifique se esses relatórios atendem as suas necessidades.

Normalmente é possível solicitar relatórios personalizados, porém isso costuma ter um custo adicional. É preciso ter clareza no seu objetivo.

É possível utilizar a Contabilidade como fonte para gestão do negócio.

Ou apenas para atender questões de conformidade.

9. Atendimento

Avalie se o atendimento oferecido pelo Escritório de Contabilidade em Niterói, é suficiente para sua demanda.

Em alguns escritórios, você poderá falar diretamente com os profissionais responsáveis pelo dia a dia contábil e tributário da sua empresa.

Poderá também acessar sócios ou diretores em caso de problemas.

Em operações mais complexas, solicitar reuniões ou consultoria com profissionais seniors mais especializados.

Em outros, o acesso se dará quase que exclusivamente via chat ou por outro tipo de atendimento online.

Considere suas necessidades, e o custo por um atendimento compatível.

10. Serviços complementares

Os escritórios de contabilidade, mais tradicionais, costumam oferecer diversos serviços complementares.

Isso parte de serviços mais simples, como abertura de micro empresas, até serviços mais especializados. Como reestruturações societárias e assessoria em M&A (fusões e aquisições).

Nesse ponto, vale também o tamanho e complexidade do seu negócio.

Quanto mais complexo e maior for, mais serviços complementares serão demandados.

Sendo possível contratar o mesmo escritório que já faz a contabilidade, isso geralmente irá significar ganhos de sinergia e economia.

Conclusão

Uma escolha tão importante para o dia a dia do seu negócio, não deve ser tomada de maneira trivial.

Considere com cuidado os prós e contras na escolha.

Contratar um Escritório de Contabilidade em Niterói, costuma ser uma decisão de longo prazo, mas também não é uma decisão definitiva.

Acompanhe de perto as questões contábeis, trabalhistas e tributárias de sua empresa.

E esteja pronto para rever sua decisão caso seja essa a melhor escolha.


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