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Conciliação bancária no departamento financeiro

Atualizado: 4 de Nov de 2019

Guia completo com tudo o que precisa saber sobre o assunto


Manter a vida financeira de uma empresa não é fácil. E para evitar dores de cabeça e até mesmo surpresas desagraveis que possam comprometer a evolução do seu empreendimento, o ideal é fazer uma conciliação bancária no departamento financeiro.


Isso mesmo! Adotando esse processo na empresa, é possível planejar com mais eficiência as questões financeiras e melhorar o gerenciamento do negócio.


Inclusive, segundo o Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), uma em cada quatro empresas fecham antes de completar dois anos de existência.


E a ausência de uma gestão financeira eficiente é justamente um dos fatores que desencadeia a falência de muitos empreendimentos.


Mas, o que seria uma conciliação bancaria? Por que ela é importante? Como fazer uma conciliação bancaria no departamento financeiro?


Apesar da relevância que esse assunto apresenta no mercado atual, dúvidas como estas são muito comuns.


E é justamente por isso que decidimos elaborar esse artigo.


Nesse guia vamos explicar o que é conciliação bancária no departamento financeiro, e como utilizar esse tipo de estratégia para garantir o sucesso do seu negócio. Por isso, não deixe de conferir esse conteúdo até o final!


O que é conciliação bancaria?


A conciliação bancária no departamento financeiro nada mais é do que o processo de conferir os saldos do caixa da empresa, os extratos bancários e depois comparar com o Controle Financeiro do Negócio.


Conciliação bancária no departamento financeiro

É por meio desse tipo de conferência que você consegue ter a certeza que todos os lançamentos estão corretos, e se não existe nenhuma anormalidade no departamento financeiro.


Além disso, esse tipo de conferência ainda ajuda a analisar as despesas da empresa. E com base nessa conferência é possível buscar formas de reduzir custos das atividades operacionais.


Por conta disso que implementar esse tipo de estratégia é indicado para empresas de todos os portes e segmentos.


Importância da conciliação bancaria no departamento financeiro


A conciliação bancária no departamento financeiro é importante por diferentes motivos.


Além de possibilitar a verificação de inconsistências na movimentação financeira de um negócio, evitando possíveis furos ou até mesmo fraudes, esse processo também contribui de várias outras formas para o bom desenvolvimento financeiro da empresa.


A verdade é que qualquer centavo que esteja sobrando ou faltando vai afetar o seu negócio de alguma maneira.


Principalmente no caso de estabelecimentos que fazem muitas vendas diárias de diferentes fontes, como boleto, cartão de débito, cartão de crédito, aplicativos entre outros.


Imagine, por exemplo, que todos os dias o Caixa feche com R$ 50 faltando, e que em um mês, por conta da falta da conciliação bancária, ninguém perceba esse detalhe. Em apenas um mês a empresa terá menos R$ 1.500 no Caixa, sem ninguém saber o motivo.


E isso pode ser prejudicial de diferentes maneiras.


Por conta disso é importante inserir a conciliação bancária no departamento financeiro. Com esse processo é possível ter mais controle sobre o negócio. Além disso, implementando esse tipo de conciliação no departamento financeiro da sua empresa, você consegue:


· Organizar melhor as operações que ocorrem diariamente na empresa


Através desse tipo de verificação recorrente você passa a organizar as operações cotidianas do negócio. E tendo acesso de perto a todas as transações que são feitas no seu empreendimento, é possível eliminar gargalos e identificar inconsistências.


· Descobrir fraudes internas com mais facilidade


Mais um dos benefícios de incluir esse tipo de processo dentro da sua rotina financeira é que por meio desse processo fica mais fácil descobrir fraudes internas.


Você consegue verificar, por exemplo, se determinada quantia que deveria ser depositada realmente chegou na conta, ou se os cheques recebidos foram descontados.


E quando praticada de forma diária, a conciliação bancária no departamento financeiro consegue mostrar até mesmo os mínimos desvios que, a longo prazo, podem gerar grande impacto no negócio.


· Diminui o índice de retrabalho


Mais um dos diferenciais desse processo é que você consegue diminuir o índice de retrabalho. Como a verificação é feita de forma periódica, é possível identificar pequenas falhas antes que elas tomem grandes proporções.


Imagine, por exemplo, que você vai fazer o balanço do mês e encontra uma incompatibilidade ao comparar recebimentos e o dinheiro em caixa.


Sem fazer a conciliação, você terá que rever todos os extratos dos 30 dias para só então identificar o que houve de errado.


Agora, se você realiza a conciliação bancária no departamento financeiro diariamente, no mesmo dia que o erro ocorreu você já consegue identificá-lo e prontamente corrigi-lo.


· Evitar gastos desnecessários


Imagine que o dia de pagar determinado fornecedor chega e você não tem dinheiro suficiente na conta por conta de um erro de caixa. Os juros que você terá que arcar por conta do atraso serão exorbitantes!


E se isso acontecer na hora de pagar algum tributo muito importante. Além dos juros, você pode ainda ter que arcar com uma multa.


Por meio da conciliação bancária no departamento financeiro, é possível acompanhar com mais cautela os recebimentos e gastos e assim programar toda a parte financeira. Com isso, você evita ter gastos desnecessários por conta de pequenos deslizes.


· Identificar quando cobranças indevidas estão sendo feitas


Por conta da rotina corrida, muitos empreendedores acabam não percebendo algumas cobranças indevidas que estão sendo feitas. Seja um pagamento duplicado, ou até mesmo uma taxa que aumentou muito de tamanho de uma hora para a outra.


E por mais que em um primeiro momento o gasto pareça ser pequeno, a médio e longo prazo ele pode gerar muitos prejuízos para a empresa. Por meio da conciliação, você consegue verificar isso logo de cara, evitando assim que no final do mês ou do semestre as contas não batam dentro do seu negócio.


· Visão mais detalhada sobre o seu negócio


Outra vantagem de incluir a conciliação bancária no departamento financeiro é que você consegue ter uma visão mais detalhada do seu negócio. Você consegue analisar ainda mais de perto todas as vendas, pagamentos e assim entender se realmente o seu empreendimento está sendo lucrativo, ou se ele precisa dar um jeito nas contas.


E esses são apenas alguns dos diferenciais de incluir esse tipo de processo no seu empreendimento.


Como fazer a conciliação bancaria (passo a passo)



Conciliação bancária no Departamento Financeiro


Para fazer a conciliação bancária no departamento financeiro, é necessário seguir alguns passos, até mesmo para entender qual a melhor forma de implementar esse processo no seu negócio. E o primeiro deles é:


1. Crie uma cultura de prestação de contas


O primeiro passo é criar uma cultura de prestação de contas. É necessário que os colaboradores do financeiro entendam que a prestação de contas, mesmo as mais pequenas, é essencial para manter a saúde do empreendimento.


2. Verifique os seus saldos periodicamente


Outo passo essencial é verificar os saldos periodicamente. Veja se eles estão batendo com os extratos bancários, e também se não existem divergências entre os registros.


3. Fique de olho nos detalhes


É importante que a conferência não se limite apenas aos valores. É necessário verificar todos os mínimos detalhes, incluindo datas e formas de pagamento.


Muitas vezes é nesse tipo de informação que está o erro.


4. Use ferramentas de acompanhamento


Automatizar e usar ferramentas de acompanhamento também é essencial na conciliação bancária no departamento financeiro. Tentar fazer tudo de maneira manual é um erro, pois assim as falhas e discrepâncias continuam a passar.


O ideal é contar com ferramentas tecnológicas.


5. Correção e armazenamento


Caso você encontre alguma divergência, a correção deve ser imediata. Nunca deixe passar qualquer erro, por menor que ele possa parecer.


Além disso, é importante armazenar todos os documentos, desde notas fiscais até comprovantes, de forma segura e de preferência digitalize tudo


Erros que podem ocorrer na conciliação bancaria e como solucionar


Quando o assunto é conciliação bancária no departamento financeiro, é essencial também evitar alguns erros básicos que muitos empreendimentos cometem, tais como:


· Não diferenciar os recebimentos


Um erro muito básico que deve ser evitado é o de colocar todos os recebimentos em uma conta só. Você precisa diferenciar o que foi pago em dinheiro, cartão de crédito, débito, boleto ou outras formas de pagamento.


Até porque, cada uma delas envolve encargos diferentes.


· Esquecer de monitorar taxas dos cartões


Mais um dos erros básicos que deve ser evitado é não monitorar as taxas de cartões. Esse tipo de atitude gera muito perigo, pois, você não sabe realmente quanto está sendo descontado do pagamento.


Logo, fica mais difícil saber o seu lucro real. Por isso, não deixe de acompanhar as taxas cobradas pelos cartões. Até porque, somente assim você poderá verificar quando realmente vale à pena manter determinada bandeira ou forma de pagamento.


· Não ter políticas de combate a fraudes


Infelizmente, existe uma prática fraudulenta muito comum que acaba prejudicando diretamente os empreendedores. Basicamente a pessoa faz a compra e pede o seu estorno, mesmo tendo o produto em mãos ou usado determinado serviço.


Com isso, a empresa acaba saindo no prejuízo.


Por isso, é importante que na conciliação bancária no departamento financeiro você também implemente politicas de combate as fraudes. Tanto por clientes como pelo próprio pessoal do empreendimento.


· Verificar apenas os valores e esquecer dos demais dados


Outro erro que você deve evitar é o de não verificar os dados das transações. A maioria foca apenas na verificação de valores, e nisso, vários tipos de falhas e fraudes podem passar.


É necessário focar em outras informações igualmente importantes ao valor da operação, como a forma de pagamento e a data. Além disso, é por meio dessa análise mais ampla que você consegue obter dados melhores e mais concretos para o seu empreendimento.


· Falta de continuidade


A falta de continuidade também pode prejudicar diretamente a conciliação bancária no departamento financeiro. Se você não realiza as transações periodicamente, seu trabalho é praticamente perdido.


Isso porque não há como ter informações concretas e precisas analisando as operações apenas de vez em quando. Uma vez que você implante esse processo no seu negócio ele precisa ser mantido.


E a periodicidade vai depender diretamente do fluxo financeiro do seu negócio. Se você tem um alto volume de vendas diárias, por exemplo, é importante que a análise e comparação seja feita diariamente.


· Não contar com ferramentas adequadas


Tentar fazer a conciliação bancária no departamento financeiro manualmente, sem as ferramentas adequadas é outro grande erro. Dessa forma você só irá perder tempo e ainda ter um alto índice de retrabalho.


Se você quer que a análise seja feita de forma realmente eficaz, invista em soluções que te ajudem a automatizar esse processo. Somente assim será possível realmente obter dados concretos sobre o seu empreendimento e manter um controle detalhado.


Dicas para acelerar a conciliação bancaria


Para muitos empreendedores, incluir esse tipo de procedimento dentro da rotina administrativa pode parecer demandar de muito esforço e tempo.



Conciliação bancária no Departamento Financeiro

Contudo, existem algumas dicas que pode colocar em pratica para agilizar todo o processo. Além disso, você verá que, a médio e longo prazo, fazer a conciliação bancaria se tornará algo muito simples e rápido, uma vez que o processo já estará integrando as operações do seu negócio.


Para te ajudar, separamos abaixo algumas dicas que irão agilizar a conciliação bancaria no seu departamento financeiro. Confira:


· Evitar usar o talão de cheques


Apesar de ser uma forma de pagamento cada vez menos comum, algumas pessoas ainda usam talão de cheques. E o grande problema é que você nunca sabe direito quando ele será descontado, uma vez que isso depende diretamente de quem recebeu o cheque como forma de pagamento.


Com isso, fica ainda mais difícil fazer o controle financeiro interno. Sem contar que você ainda corre o risco de a pessoa descontar o cheque antes da data combinada, o que irá afetar diretamente o financeiro do seu negócio.


Por isso, o ideal é evitar ao máximo usar cheques. Atualmente existem várias outras formas de pagamento mais práticas e que permitem um controle mais rígido das operações.


· Se possível, concentre tudo em uma única conta bancária


Muitas empresas acabam criando várias contas bancárias em diversas instituições financeiras. Geralmente isso acontece para evitar o pagamento de taxas abusivas para a transferência de valores. O problema é que esse fator torna a conciliação bancária no departamento financeiro muito mais complexa.


Quando a empresa tem uma única conta só é necessário verificar um extrato bancário. Se um valor não foi encontrado nela, quer dizer que a transação não foi feita.


Agora, quando o empreendimento possui várias contas, é necessário checar todas. Isso demanda de mais trabalho e tempo.


Por conta disso, se puder, centralize tudo em uma única conta para facilitar a verificação de informações.


· Invista em ferramentas de integração


Uma das coisas que pode gerar erro na hora de fazer a conciliação bancária no departamento financeiro é ter que repassar todas as operações registradas no banco para o sistema financeiro interno da empresa. Isso porque, um único centavo que seja contabilizado de forma incorreta prejudica toda a análise.


Para evitar esse tipo de problema e ainda otimizar todo o processo, o ideal é investir em ferramentas de integração. Dessa forma, assim que as operações forem feitas no banco automaticamente serão transmitidas para o sistema da empresa, tornando ainda mais fácil a conferência de tudo.


· Utilize históricos completos e desenvolva um padrão


Outra dica para acelerar a implementação da conciliação bancária no departamento financeiro é utilizar os históricos bancários mais completos. Isso porque eles irão te mostrar todas as operações feitas de forma detalhada.


Além disso, é importante que você também desenvolva um padrão de verificação. É por meio da padronização que você consegue realizar esse tipo de tarefa com mais agilidade, bem como evitar falhas e erros de verificação.


Se você muda o modo como esse processo é feito de forma constante, fica mais fácil que algum dado não seja verificado ou que algum outro erro ocorra. Por isso, padronize e sempre busque os extratos mais completos.


· Tenha uma equipe específica para isso ou terceirize


Mais uma das dicas fundamentais é ter alguém ou uma equipe específica para fazer essa tarefa. Ela exige um trabalho constante e detalhado que não pode ser designado para quem não tem conhecimento sobre o assunto.


Caso sua empresa não tenha infraestrutura para tal, uma boa alternativa é terceirizar. Você pode contratar uma prestadora de serviços especializada em conciliação para fazer todo o trabalho pesado e só te entregar os relatórios já finalizados.


· Defina uma periodicidade


Quando falamos de conciliação bancária no departamento financeiro a periodicidade é um fator muito importante.


O ideal é que esse processo seja executado diariamente, principalmente se a sua empresa lida com um grande volume de operações.


Se você deixa para fazer isso semanalmente ou mensalmente, fica mais fácil que falhas ocorram e dados passem “batidos”. Então, o ideal é que a tarefa seja diária.


Conclusão


Quando se trata de departamento financeiro, quanto mais precisão e detalhes as informações de uma empresa tiverem, mais fácil será gerenciar o negócio. É por meio desse tipo de acompanhamento mais detalhado que é possível otimizar as operações.


Tenha em mente que muitas empresas fecham as portas e uma das maiores causas é o desequilíbrio financeiro. Por melhor que seja o seu produto ou serviço, se o seu empreendimento não tiver uma boa gestão financeira, ele será diretamente afetado.


Por isso, é essencial implementar a conciliação bancária no departamento financeiro por meio de ferramentas e rotinas diárias. Somente assim será possível garantir uma gestão de qualidade, e consequentemente melhores resultados para o negócio.


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